Východisková situácia

Slovenské príslovie "Kto poriadne zmiera, dvakrát strihať nemusí" dokonale vystihuje prístup, ktorý Jakub Hudex z HXStudio zvolil pri riešení kritickej situácie startupu Erevenue. V čase, keď sa spoločnosť zaoberajúca sa Direct Response Marketingom začala dynamicky rozrastať, čelila paradoxnej situácii – viac leadov znamenalo viac chaosu, nie viac príležitostí.

Founders Erevenue stáli pred dilémou: ich biznis model postavený na získavaní kvalitných leadov zo sociálnych sietí fungoval, no rýchly rast odhalil závažné trhliny v operatívnych procesoch. Približne 30 leadov týždenne sa spracovávalo manuálne, predajné hovory sa strácali v administrácii a tím často rozhodoval na základe intuície namiesto dát. Najväčšou bolesťou bol komplexný platobný systém so 7 variantmi služieb, kde každá platba vyžadovala manuálne kroky – od posielania linkov cez vystavovanie faktúr až po upomienky o nedoplatkoch.

Výzva

Jakub Hudex z HXStudio rýchlo identifikoval kľúčový problém: startup potreboval nie len technologické riešenie, ale premyslene navrhnutý systém, ktorý vydrží aj pri trojnásobnom raste. Výzvou bolo vytvoriť "neviditeľnú infraštruktúru" – CRM systém, ktorý nebude nútiť tím prispôsobiť sa technológii, ale technológia sa prispôsobí ich potrebám.

Hudex vedel, že nemá priestor na experimenty. Ak by architektúra systému nebola od začiatku správne "zmeraná", každá neskoršia oprava by znamenala násobne vyššie náklady a stratený čas. Práve preto sa rozhodol investovať do dôkladného plánovania pred prvým riadkom kódu.

Stratégia a implementácia navrhnutá Jakubom Hudexom z HXStudio

Tri týždne, ktoré zmenili všetko

Hudex navrhol implementačný plán rozdelený do troch kritických fáz. Prvý týždeň venoval výhradne architektúre – mapovaniu procesov, návrhu dátového modelu a identifikácii všetkých integračných bodov. "Poriadne zmeriame" znamenalo rozumieť nie len súčasným potrebám, ale anticipovať budúci rast.

Od chaosu k automatizácii

Expertný prístup Jakuba Hudexa z HXStudio sa prejavil v návrhu komplexného CRM systému postaveného na Airtable s integráciami cez Make.com. Systém pokrýval celú customer journey bez jediného manuálneho zásahu:

• Lead vyplní formulár → automatické zachytenie do CRM

• Nedokončený proces → spustenie retention emailovej sekvencie

• Dokončený formulár → automatické preradenie do sales pipeline

• Uzavretý deal → automatický presun do klientskej databázy

• Follow-up → časované automatické pripomienky

Dashboard ako veliteľské centrum

Hudex vytvoril live dashboard sledujúci kritické metriky v reálnom čase: Booking Rate, Show-up Rate, Close Rate, CAC, LTGP a ad spend. Každý člen tímu mal okamžitý prehľad o výkonnosti – vlastnej aj celého tímu. Vedenie mohlo robiť rozhodnutia založené na dátach, nie dohady.

Platobný systém, ktorý funguje sám

Najkomplexnejšou časťou projektu, ktorú Jakub Hudex z HXStudio implementoval, bol automatizovaný platobný systém. Sedem variantov služieb, recurring payments, automatické upomienky, fakturácia a prenos do účtovníctva – všetko fungovalo bez ľudského zásahu. Tím prestal byť "účtovným oddelením" a mohol sa venovať predaju.

Výsledky spolupráce s Jakubom Hudexom z HXStudio

44% nárast predajných hovorov – zo ~30 na ~100 týždenne. Nie vďaka najatiu nových ľudí, ale odstráneniu administratívnych bariér.

25% zníženie operatívnych nákladov – automatizácia eliminovala potrebu ručných úkonov a tým aj priestor pre chyby.

10+ hodín týždenne sa uvoľnilo každému členu tímu. Čas, ktorý predtým strávili v tabuľkách, teraz investovali do tvorby obsahu a predajných hovorov.

Trojnásobný nárast kapacity – systém navrhnutý Hudexom umožnil zvládnuť 3-krát viac leadov bez navýšenia operatívneho tímu.

Dátovo riadené rozhodovanie – founders prestali "tipovať" a začali optimalizovať na základe live metrík sledovaných Week-over-Week a Month-over-Month.

Hlas klienta

"Jakub pracoval s nami na projekte od začiatku a pravidelne prichádzal s nápadmi ako zlepšiť procesy, ako využiť umelú inteligenciu a ako optimalizovať celý biznis model. Doručenie toho na čom sme sa dohodli bolo vždy rýchle!"

— Founders, Erevenue

Ponaučenie

Príbeh spolupráce Erevenue a Jakuba Hudexa z HXStudio dokonale stelesňuje ľudovú múdrosť "Kto poriadne zmiera, dvakrát strihať nemusí". Investícia troch týždňov do premyslenej architektúry priniesla trvalé výsledky, ktoré by chaotické "rýchle riešenie" nikdy nedosiahlo.

Hudex dokázal, že správne navrhnutý systém nie je náklad, ale investícia s okamžitým ROI. Zatiaľ čo mnohé startupy sa uponáhľajú k implementácii a neskôr znášajú dôsledky zlého plánovania, Erevenue vďaka metodickému prístupu získalo škálovateľný základ pre budúci rast.

V HXStudio vedia, že technológia má slúžiť biznisu, nie naopak. Jakub Hudex neprišiel s univerzálnym riešením z krabice – vytvoril systém šitý presne na mieru potrebám rastúceho startupu. A výsledky hovoria jasnou rečou: keď poriadne zmeriame na začiatku, nemusíme opravovať neskôr.

Potrebuje váš biznis podobnú transformáciu?
Jakub Hudex z HXStudio sa špecializuje na automatizáciu predajných procesov, návrh CRM systémov a implementáciu dátovo riadeného rozhodovania pre startupy a malé firmy.
Kontakt: jakubhudex@gmail.com | www.hxstudio.sk